Двенадцать ставок посчитала до копейки, а МРОТ назвала прошлогодний

Обязано ли ООО вести штатное расписание

Прямой строчки «работодатель обязан вести штатное расписание» в Трудовом кодексе нет - и это первое, что стоит знать, потому что в интернете вам скажут иначе. Обязанность вытекает из соседних норм. Статья 57 ТК требует указывать в трудовом договоре наименование должности и размер оклада, статья 15 определяет трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием. То есть документ, на который ссылается кодекс, должен существовать.

Отсюда и позиция инспекции труда: расписание считают обязательным кадровым документом, а за его отсутствие штрафуют по части 1 статьи 5.27 КоАП - должностному лицу от тысячи до пяти тысяч рублей, организации до пятидесяти тысяч. Для компании из десяти человек не смертельно, но обидно: документ делается за вечер.

Второй вопрос, на котором спотыкаются: обязательна ли форма Т-3. Нет. Её утвердило постановление Госкомстата от 5 января 2004 года № 1, а с 1 января 2013 года унифицированные формы перестали быть обязательными для негосударственных организаций - информация Минфина России № ПЗ-10/2012 к закону «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Свою форму можно утвердить в учётной политике, но изобретать её незачем: в Т-3 собраны все графы, которые будет искать проверяющий.

И третье, о чём почти не пишут. Штатное расписание - документ о должностях, а не о людях: фамилий в нём нет. Список «кто на какой должности сидит» называется штатной расстановкой и приказом не утверждается. Разница выглядит формальной ровно до момента, когда фамилии и оклады оказываются в файле с пометкой «утверждено».

Что собрать до того, как открывать чат

Главная ошибка - зайти в нейросеть с фразой «составь штатное расписание для моей компании». Я так и сделал, специально. ГигаЧат в гостевом режиме повёл себя прилично: сначала перечислил, какие данные ему нужны. А потом всё равно выдал «универсальный шаблон» с генеральным директором на сто пятьдесят тысяч, коммерческим отделом, пятью операторами станка и итогом в тринадцать штатных единиц на 780 тысяч рублей в месяц.

Арифметика в этом шаблоне, кстати, сошлась. Беда в другом: в графе «Надбавки, руб.» стояли записи «20% от KPI» и «5% от сделок», а в графе месячного фонда - «90 000 (+премия)». Это не документ, а черновик, который невозможно сложить в итог. Когда я попросил машину разобрать собственную работу глазами инспектора, она это признала: «итоговый фонд рассчитан без учёта переменной части, что является грубой ошибкой заполнения формы Т-3». Свою ошибку она видит - но только если спросить.

Поэтому данные собираются до чата, а не в чате. Нужно семь вещей: полное название организации; список подразделений; перечень должностей с разрядом или категорией, если они есть; количество штатных единиц по каждой должности, включая дробные - 0,5 или 1,5; оклад за полную ставку в рублях; надбавки с указанием, фиксированная это сумма или процент от оклада; номер документа и дата, с которой он вводится в действие.

Полчаса на эту карточку - и дальше машина работает как калькулятор с хорошим почерком. Без карточки - как фантазия с хорошим почерком, и это хуже.

Как собрать штатное расписание за вечер: шесть шагов

1. Шаг 1. Выписать структуру на бумагеПодразделения и должности в них. Не «сотрудники», а именно должности: одна строка - одна должность, даже если людей на ней трое. Трое станут количеством штатных единиц в третьей графе.
2. Шаг 2. Проставить ставки и окладыОклад пишется за полную ставку, даже если человек работает на половину. Это место, где ошибаются чаще всего: если у кадровика 0,5 ставки и оклад 48 000, то в графе оклада стоит 48 000, а в месячном фонде - 24 000.
3. Шаг 3. Решить, что делать с надбавкамиВ таблице надбавка должна превратиться в сумму. «Четыре процента за вредность» считается от оклада и записывается рублями, «двадцать процентов от KPI» в расписание вообще не попадает - это премия, ей место в положении об оплате труда.
4. Шаг 4. Отдать карточку одним сообщениемЗапрос ниже. Он специально запрещает машине додумывать: чего не хватает - помечается как «уточнить», а не сочиняется. На этом шаге вы получаете таблицу и посчитанный фонд.
5. Шаг 5. Пересчитать итоги своими рукамиКалькулятор, пять минут: строки с дробными ставками и процентными надбавками, итог по количеству единиц и месячный фонд. Ниже видно, почему этот шаг нельзя пропускать даже когда машина считает верно.
6. Шаг 6. Утвердить приказомСамо по себе расписание - просто таблица, юридическую силу ей даёт приказ директора. Дата приказа должна быть раньше даты, с которой расписание действует.

Запрос для четвёртого шага. Карточку вставляете вместо квадратных скобок целиком, одним сообщением - дробить на части не надо, иначе машина потеряет половину должностей.

В ответ придёт таблица, два итога и список «что уточнить». Проверяйте в нём каждую строку: именно в этот список машина складывает то, что додумала сама, - в моём прогоне туда попал региональный коэффициент, которого я ей не давал.

Запрос для пятого шага - на случай, когда расписание у вас уже есть и нужно найти в нём дыры. Он же годится, чтобы проверить работу предыдущего кадровика.

Ответ придёт по пунктам. Каждое замечание проверяйте сами: машина одинаково уверенно сообщает и о настоящей ошибке, и о выдуманной - в моём прогоне она объявила неверной строку, которая была посчитана правильно.

Что нейросеть посчитала верно, а где ошиблась: прогон 24 сентября

Чтобы не рассуждать в воздухе, я собрал карточку вымышленного ООО «Сплав-Механика»: восемь должностей, три подразделения, специально неудобные места - кадровик на 0,5 ставки, кладовщик на 1,5, слесари двух разрядов с вредностью в процентах, директор и водители с надбавкой в рублях на ставку. Итог посчитал руками заранее: 12 штатных единиц, месячный фонд 880 120 рублей.

Гостевой ГигаЧат, без подписки и без КВН, выдал таблицу за минуту. Дробная ставка кадровика превратилась в 24 000 при окладе 48 000. Кладовщик на 1,5 ставки - 69 000. Слесари: четыре процента от 62 000 - это 2 480, строка на три единицы - 193 440; от 71 000 - 2 840 и 147 680 на две единицы. Итог: 12 штатных единиц, 880 120 рублей в месяц, 10 561 440 в год. Сошлось с моим расчётом до копейки, включая годовой фонд, о котором я спросил отдельно.

Дальше начинается то, ради чего нужен пятый шаг. В списке «что уточнить» машина сообщила, что для Перми действует уральский районный коэффициент 1,15, и предложила умножить на него все суммы - включая 130 000 в графе «всего в месяц». Коэффициента я ей не давал, регион она вытащила из названия города сама, а такой пересчёт отправил бы документ в мусор. Там же появился совет «для дробных ставок указывать в примечании фамилию совместителя» - то есть вписать в расписание персональные данные, которых там быть не должно.

Во второй половине прогона я дал ей чужое расписание с семью заложенными ошибками. Шесть она нашла: половину ставки бухгалтера, посчитанную как целую; вилку окладов «от 40 000 до 70 000» по двум одинаковым менеджерам; слесаря шестого разряда с окладом ниже, чем у четвёртого; уборщика на полной ставке с окладом 15 000; приказ от 10 ноября, вводящий документ задним числом с 1 октября; недостающие подписи. Итоговый фонд она пересчитала правильно и даже объяснила разницу: «ровно 30 000 рублей - это вторая половина оклада бухгалтера».

Седьмую не нашла. В шапке документа у директора стояла фамилия - «Директор (Волков И. П.)». На прямой вопрос «есть ли в документе данные, которых быть не должно» машина ответила про прочерк в графе надбавок, а фамилию в штатном расписании не заметила вовсе. Получилось симметрично: в первой половине прогона она советовала добавить фамилию, во второй - не увидела её как дефект.

И отдельно - про закон. Я спросил, какой федеральный МРОТ действует в 2026 году. Ответ: «МРОТ на 2026 год официально не установлен, так как федеральный закон принимается осенью 2025 года», дальше прогноз «около 24 500-25 000 рублей». Двумя ответами раньше, разбирая уборщика, та же машина назвала другое число - 22 440. На самом деле МРОТ на 2026 год установлен законом от 28 ноября 2025 года № 429-ФЗ и составляет 27 093 рубля: на момент прогона он действовал девятый месяц. Вывод не в пользу лозунгов. Где надо аккуратно перемножить и сложить ваши цифры - работает и не устаёт. Где надо знать, что в стране сегодня, - говорит выученное, и тем же уверенным тоном.

Как изменить штатное расписание, когда что-то поменялось

Расписание не высечено в камне: появилась должность, выросли оклады, сократили ставку - документ меняют. Способов два: точечный приказ «внести изменения» или новая редакция целиком. Первый удобнее, когда правок одна-две, второй - когда к новому году пересматривается всё.

Главное правило машина в прогоне сформулировала верно: дата приказа должна быть раньше даты, с которой изменения действуют. Задним числом расписание не вводят. Это та самая ошибка, которую она поймала в чужом документе, - приказ от 10 ноября, а действие с 1 октября: выходит, весь октябрь людей принимали и начисляли им зарплату по документу, которого юридически не существовало.

Второе правило - про сокращение. Если из расписания убирается занятая ставка, работника предупреждают не меньше чем за два месяца (часть 2 статьи 180 ТК), на сезонных работах - за семь календарных дней (статья 296). Здесь лучше свериться с действующей редакцией кодекса: ошибка стоит восстановления на работе.

Запрос для приказа об утверждении - им закрывается шестой шаг.

Проверьте в ответе номер и дату. В моём прогоне машина взяла номер, который я дал расписанию, и подписала им приказ - а следом в списке «что уточнить» попросила сообщить ей номер приказа.

Запрос для изменений - когда расписание уже живёт, а поменять надо одну-две строки.

Вторую половину ответа - про сроки и дополнительные соглашения - берите как черновик списка дел, а не как юридическую справку. Названия документов машина подбирает верно, а сроки и номера статей сверяйте с кодексом: это ровно та зона, где она в прогоне и ошиблась.

• Карточка собрана до чата: подразделения, должности, ставки, оклады, надбавки, даты.
• Оклад в таблице стоит за полную ставку, а не за фактическую долю.
• Все надбавки переведены в рубли; проценты от прибыли и KPI в расписание не попали.
• Строки с дробными ставками пересчитаны на калькуляторе отдельно.
• Итоги сложены руками: и количество штатных единиц, и месячный фонд.
• В таблице нет ни одной фамилии: расписание - о должностях.
• Список «что уточнить» прочитан целиком, добавки машины проверены или вычеркнуты.
• Ни один оклад по полной ставке не ниже действующего МРОТ - цифра взята не из чата.
• Разряды и оклады не спорят: выше разряд - не ниже оклад.
• Дата приказа раньше даты, с которой расписание вводится в действие.
• Приказ подписан директором, расписание завизировано теми, кто его готовил.

Приказ, которым это расписание утверждается, разобран отдельно - приказ без чистого листа: черновик за десять минут. Если следом нужно развести людей по сменам, смотрите график смен без дыр и обид. А чтобы таблицу из ответа нейросети превратить в рабочий файл с формулами и итогами, пригодится бесплатный гайд Эксель без формул: запросы к нейросети словами. Ставки и оклады, из которых считается фонд подробный разбор. Оклад из штатного расписания дальше уходит в приказ - подробный разбор. Если должность убирают из штатки, дальше идёт уведомление работника - по шагам это подробный разбор.

Штатное расписание - это что простыми словами?

Это таблица о должностях, а не о людях: какие подразделения есть в компании, какие в них должности, сколько по каждой штатных единиц, какой оклад и какие надбавки. Фамилий в ней нет. Директор утверждает её приказом, и дальше по ней принимают на работу и считают зарплату.

Обязательна ли форма Т-3 в 2026 году?

Нет. С 1 января 2013 года унифицированные формы перестали быть обязательными для негосударственных организаций - об этом информация Минфина России № ПЗ-10/2012 к закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Свою форму можно утвердить в учётной политике. Но Т-3 из постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1 остаётся удобным стандартом: в ней уже собраны все нужные графы.

Чем штатное расписание отличается от штатной расстановки?

Расписание - о должностях и ставках, расстановка - о людях. В расстановке появляются фамилии, табельные номера и фактические оклады конкретных сотрудников. Это рабочий документ кадровика, он не утверждается приказом. Путать их опасно: как только в расписание попадают фамилии, это уже персональные данные со всеми требованиями 152-ФЗ.

Можно ли указать вилку окладов по одной должности?

По одинаковым должностям - нет. Статьи 22 и 132 Трудового кодекса требуют равной оплаты за труд равной ценности, поэтому запись «от 40 000 до 70 000» по двум одинаковым менеджерам в расписании не пройдёт. Разницу между сотрудниками выводят надбавками за квалификацию, стаж или объём работ либо разными должностями: «менеджер» и «старший менеджер».

Можно ли вставлять фамилии и оклады сотрудников в чат нейросети?

Фамилии, табельные номера и паспортные данные - нет: это персональные данные, и отправка их в сторонний сервис регулируется 152-ФЗ. Для штатного расписания это и не нужно - там только должности и суммы. Если собираете штатную расстановку, замените людей метками «Сотрудник 1», «Сотрудник 2» и подставьте настоящие фамилии уже у себя в файле.