Нейросеть для закупок: свести предложения поставщиков и увидеть подвох в договоре

Три куска рутины закупщика, которые можно отдать

Общий принцип по всем трём: нейросеть не решает, у кого закупать, и не отвечает за сделку. Она берёт на себя ту часть, где нужно собрать разрозненное в одну форму, разложить и вычитать, - чтобы вы не тонули в письмах и мелком шрифте, а тратили голову на выбор. Дальше по каждому куску - готовый запрос, который копируется и заполняется вашими данными.

Что дать на вход, чтобы вышел толк

Сравнение полезно ровно настолько, насколько полны исходные данные. Модель не знает ваших поставщиков, объёмов и цен - она работает только с тем, что вы вставите в запрос. Две минуты на аккуратный вход экономят полчаса на переделку общего ответа.

• Даём сами коммерческие как есть - хоть текстом из письма, хоть скопированной таблицей из прайса. Чем ближе к оригиналу, тем точнее сведёт; пересказывать «своими словами» не нужно, наоборот вредно.
• Задаём, что для вас важно в этой закупке: что критично - цена, срок, отсрочка платежа или гарантия. Без этого модель сравнит всё подряд, а вам нужен вывод под вашу задачу, а не ровный список.
• Убираем то, что не должно утекать: реквизиты контрагентов, цены, которые вам дали под соглашение о неразглашении, персональные данные из писем. Для сравнения хватает обезличенных строк - «поставщик А», «поставщик Б», без названий и контактов.

Свести коммерческие в одну таблицу сравнения

Главная боль закупок - предложения приходят в разном виде, и сравнить их глазами честно почти невозможно: у одного цена с НДС, у другого без, у одного срок «две недели», у другого «10 рабочих дней», у третьего отсрочка платежа, которой нет у остальных. Пока вы это в голове выравниваете, теряется полдня. Нейросеть выравнивает за минуту: отдаёте ей все коммерческие и просите свести в одну таблицу по общим колонкам.

Две строчки в этом запросе делают всю работу. Первая - «приведи к одной базе»: без неё сравнение цен с НДС и без превращается в кашу, а так вы видите реальную разницу. Вторая - «не указано, не подставляй»: модель по привычке заполнит пустую клетку правдоподобным сроком или гарантией, которых поставщик не давал, и вы примете решение по выдумке. С этой оговоркой пустые места честно подсвечиваются - и превращаются в список того, что надо дозапросить. Саму таблицу удобно потом скопировать в Excel и приложить к заявке на закупку как обоснование выбора.

В регламентах и заявках на закупку это называют анализом коммерческих предложений, и это самый будничный ИИ в закупках: привести цены к одной базе, досчитать доставку, сравнить итог. 20 октября я повторил свой прогон на новых числах в гостевом ГигаЧате, без входа. Три предложения на 400 штук: у первого 1 250 рублей за штуку без НДС, у второго 1 440 с НДС, у третьего 1 190 без НДС и доставка 18 000 отдельно. Ответ пришёл за 31 секунду. Ловушку с НДС он прошёл, цену второго разделил на 1,2 и получил 1 200. Итоги первого и второго сошлись с моими до рубля, 600 000 и 576 000, победителя назвал верно, второго, и разницу с самым дорогим тоже, 24 000. А у третьего поставщика формулу написал правильно, 494 000 умножить на 1,2, и тут же выдал 584 400 вместо 592 800. На выбор это не повлияло, третий остался посередине. Будь второй поставщик дороже тысяч на десять, та же ошибка поменяла бы победителя. Поэтому итоговую колонку такой таблицы я пересчитываю на калькуляторе. Это три умножения.

Запрос цены: одинаковое письмо всем поставщикам

Чтобы предложения потом честно сравнивались, спрашивать надо одинаково. Когда одному поставщику вы написали «почём труба?», а другому подробно расписали объём и сроки, вы получаете несопоставимые ответы и снова теряете время на уточнения. Внятный запрос цены (его часто называют RFQ) закрывает это заранее: одна спецификация, одни вопросы, разосланные всем. Собрать такое письмо - работа для нейросети.

Ценность здесь - в том, что письмо уходит всем одинаковым, а вопросы в нём заранее совпадают с колонками вашей будущей таблицы из первого запроса. Поставщик проставляет цены прямо в готовую спецификацию - и его ответ ложится в вашу таблицу без ручной подгонки. Последняя фраза, как и в первом запросе, страхует от выдумки: вместо того чтобы дописать за вас характеристики, которых вы не задавали, модель спросит - и в запрос не уйдёт лишнего, за что потом придётся оправдываться перед поставщиком.

Вычитать договор поставки на скрытые условия

Договор поставки обычно присылает сторона поставщика, и написан он в его пользу - это нормально, но читать его по диагонали дорого. Штраф за просрочку только для вас, а для него нет; момент перехода права собственности и рисков; кто платит за брак и возврат; условие об одностороннем повышении цены - всё это прячется в середине текста. Нейросеть неплохо вычитывает такие документы: не как юрист с заключением, а как внимательный помощник, который подсвечивает, на что смотреть, и готовит вопросы. Когда договор пришёл файлом, добавляется ещё одна работа - проверить номера пунктов и пересчитать суммы: в прогоне из разбора нейросеть для PDF модель нашла все денежные условия договора, но ошиблась в итоге за год на 401 рубль.

Результат этого запроса - не «договор безопасен» или «договор плохой», а список конкретных мест и готовых вопросов к поставщику. С ним вы садитесь за переговоры не с ощущением «вроде всё стандартно», а с тремя-четырьмя пунктами, по которым просите поправку, - и часто поставщик соглашается, потому что видит, что читали внимательно. Важная оговорка ниже, в блоке «Честно»: подсветить риски - это помощь, но подпись и ответственность за существенные условия остаются на вас, а серьёзный договор перед подписанием стоит показать юристу.

Проверить нового поставщика перед первой сделкой

Самые дорогие ошибки в закупках - не про цену, а про надёжность: внесли предоплату, а поставщик пропал или прислал не то. Модель не проверит контрагента по базам за вас, но поможет подготовиться к проверке: собрать список того, что запросить и где посмотреть, и вопросы, по ответам на которые становится видно, кто перед вами.

Обратите внимание на пункт 2 и на финальную оговорку. Проверку благонадёжности модель на себя не берёт - это ваша ручная работа в официальных источниках, и она это честно обозначает. Зато чек-лист и вопросы экономят главное: вы не забудете спросить очевидное и не отдадите стопроцентную предоплату незнакомой фирме на радостях от низкой цены. По пункту 4 обычно и лежит защита - разбить оплату или начать с небольшой пробной партии.

Где нейросеть закупщика не заменит

Что это даёт в работе

Отдельная частая задача рядом с закупками - сверить две версии одного договора: поставщик прислал «поправленный» вариант, а что именно в нём поменялось по сравнению с прошлым, глазами не видно. Как за минуту получить список отличий и понять, что переписали, разобрано в статье нейросеть для сравнения документов - логичное продолжение работы с договором поставки из третьего запроса.

Тот же навык - свести разрозненное в таблицу словами

Умение сказать нейросети «сведи это в таблицу и посчитай» пригодится далеко за пределами закупок - в любой ситуации, где данные разбросаны, а Excel вы не любите. Как получать таблицы и расчёты обычными словами, без формул и функций, я собрал в отдельном бесплатном гайде «Эксель без формул - запросы к нейросети словами». Та же логика, что в первом запросе этой статьи, только под ваши личные и рабочие задачи.

Обратная сторона - как самим написать КП

Если вы не только закупаете, но и сами отправляете коммерческие клиентам, полезно посмотреть на этот процесс с другой стороны прилавка: как собрать предложение, которое выделяется среди тех, что закупщик сводит в таблицу. Об этом - разбор коммерческое предложение с помощью нейросети. А если вы не проводите свои закупки, а участвуете в чужих - в тендерах и госзакупках, - это зеркальная задача: разобрать документацию и проверить заявку до подачи разобрано в статье про нейросеть для тендеров. Когда речь не о выборе из нескольких поставщиков, а о том, можно ли конкретной компании доверить предоплату, - читайте разбор проверка контрагента с помощью нейросети: как превратить выписку из ЕГРЮЛ и список судебных дел в понятную сводку с флагами. А когда товар закуплен и его нужно довезти - свести ставки перевозчиков, собрать транспортную заявку и разобрать инцидент с грузом, - это уже нейросеть для логистики. Когда товар уже приехал и лежит на складе - пересчёт, приёмка с расхождением, памятка кладовщику, - смотрите нейросеть для склада. А общая карта того, что бизнесу вообще стоит отдать нейросети уже сейчас, - в пилларе нейросеть для бизнеса: с чего начать. Если поставщик сорвал срок, а предоплата уже ушла - читайте подробный разбор.

Частые вопросы про нейросеть для закупок

Какую нейросеть выбрать для закупок и сравнения коммерческих предложений? Специальный инструмент не нужен - для всех четырёх задач из статьи (свести КП в таблицу, разослать запрос цены, вычитать договор, подготовиться к проверке поставщика) хватает обычного чата с большой нейросетью, куда можно вставить текст или таблицу. Платные ИИ-агенты для закупок существуют, но это решение для потока из сотен заявок, а не для разовой сверки нескольких предложений.

Назовёт ли нейросеть рыночную цену на материал или услугу? Нет - и это то место, где чаще всего ошибаются. Актуальных прайсов и остатков на складах у неё нет: на вопрос «сколько это должно стоить» модель уверенно назовёт число с потолка. Она сравнивает только те цены, которые вы сами вставили в запрос, а дорого вам предложили или нет - не подскажет.

Заменяет ли нейросеть юриста при проверке договора поставки? Нет. Она подсвечивает перекос в договоре - несимметричные штрафы, момент перехода риска, право поставщика менять цену - и готовит вопросы к переговорам, но заключения не даёт. Подпись и ответственность за существенные условия остаются на вас, а нетиповой или крупный договор стоит дополнительно показать живому юристу.

Как проверить надёжность нового поставщика перед предоплатой? По официальным базам саму проверку она не проведёт, зато соберёт чек-лист: что запросить у поставщика, на что посмотреть в открытых источниках (свежесть регистрации, судебные споры, признаки однодневки) и какие вопросы задать, чтобы понять, работает он всерьёз или нет. Дальше проверку по реестрам вы всё равно ведёте сами, а первую сделку безопаснее строить с разбитой оплатой или пробной небольшой партией.

Можно ли вставлять в запрос реальные цены и реквизиты поставщиков? Лучше нет, если по коммерческому есть соглашение о неразглашении или в письме мелькают чужие персональные данные. Для сравнения хватает обезличенных строк - «поставщик А», «поставщик Б» - без названий, контактов и реквизитов; качество таблицы от этого не падает.

Как сделать анализ коммерческих предложений с помощью нейросети? Вставьте в чат все предложения как есть и попросите свести их в таблицу: цена на одной базе, итог на весь объём с учётом доставки, срок, условия оплаты, гарантия. Готовый запрос есть в разделе про таблицу сравнения. Проверьте два места. Приведена ли цена с НДС к цене без НДС и сходится ли итоговая колонка на калькуляторе. 20 октября гостевой ГигаЧат сделал такой анализ за 31 секунду: верно привёл базу и назвал победителя, но один итог из трёх занизил на 8 400 рублей при правильно записанной формуле.